個人情報の保護に関する規則

第１章　総　則

（目　的）
第１条　この規則は､昭和女子大学光葉同窓会（以下「同窓会」という）が保有する個人情報の取扱いについて、その収集､保管､使用の基本的な指針を定めることにより､同窓会が保有する個人情報を保護することを目的とする｡

（定　義）
第２条　この規則において｢個人情報｣とは、同窓会員（以下「会員」という）の個人に関する情報で､当該情報に含まれる氏名､住所その他の記述により特定の個人を識別することができるもの（外の情報と容易に照合することができ､それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。
２　前項の個人情報は、紙に記入又は印刷されたものの外､コンピューター等により処理され又は保存されているものを含むものとする。

（適用除外）
第３条　次にあげる個人情報は､この規則のすべての条項について適用しない。

第２章　個人情報管理者

（個人情報管理者）
第４条　同窓会は､個人情報を適切に管理するために､光葉同窓会会長（以下｢会長」という）を個人情報管理者（以下「管理者」という）とする。

（管理者の責務）
第５条　管理者は、所轄する業務の範囲における個人情報の収集､保管及び管理について､この規則に基づいて処理しなければならない。

（個人情報取扱者の義務）
第６条　個人情報を取り扱う者は、管理者の指示又は承認に基づいて個人情報を取り扱わなければならない。

第３章　個人情報の収集

（収集の方法及び制限）
第７条　個人情報の収集は､同窓会が業務上直接行うものと昭和女子大学が保有する個人情報から共同利用によるものとする｡
２　個人情報は、同窓会活動及び運営のための業務に必要な範囲とし､個人情報の当該者（以下｢本人｣という）から、収集及び利用目的についてできる限り特定し、本人の同意を得た上で適正かつ公正な手段によって収集されなければならない。
３　同窓会は、個人情報の収集に際して、思想､信条及び宗教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について配慮しなければならない。

（同意の方法）
第８条　会員本人の同意に関して次の各号のいずれかに該当する場合は､本人が同意したものとみなす。

第４章　個人情報の利用及び提供

（利用及び提供の制限）
第９条　管理者は､保有する個人情報を収集した目的以外に利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。 ２　前項第３号を適用して個人情報を使用した場合は、事後に会長の承認を得るものとする。

第５章　個人情報の管理等

（適正管理）
第10条　管理者は、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため､次の各号の事項について、適正な措置を講じなければならない｡
（外部への持ち出し制限）
第11条　同窓会は､個人情報を外部へ持ち出してはならない。ただし、個人情報を使用する業務を外部に委託するときは、委託先と安全管理が図られるよう、守秘義務の管理及び監督を含む契約を結ばなければならない。
２　前項にかかわらず、正当な理由により個人情報が同窓会活動及び業務の遂行に必要な場合は、外部持ち出し制限の適用除外とすることができる。ただし、管理者の同意を要する。

第６章　第三者提供の制限

（第三者提供の制限）
第12条　同窓会は、あらかじめ本人の同意を得ないで､個人情報を第三者に提供してはならない。

（第三者提供の適用除外）
第13条　第三者提供に関して、個人情報を共同して利用する特定の者は、第三者に該当しないものとする。ただし、共同利用の範囲、利用する個人情報の種類、利用目的、責任者の名称などを、あらかじめ通知するか、本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

第７章　個人情報の開示及び訂正の申請等

（個人情報の開示）
第14条　本人は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
２　前項に定める請求は､本人であることを明らかにし､請求に必要な事項を明記した文書を､管理者宛に提出するものとする｡
３　開示の請求を受けたときは、管理者は､これを開示しなければならない｡ただし、開示することが相当でない場合には、その理由を付してその個人情報を開示しないことがある。

（個人情報の訂正又は削除）
第15条　本人は､自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは､管理者に対し､その訂正又は削除を請求することができる。
２　前項に定める請求を受けたときは、速やかに必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じられないときは、その理由を付して通知するものとする。

（不要情報の処理）
第1６条　同窓会は、保有する必要がなくなった個人情報を､確実かつ速やかに廃棄又は消去するものとする。

（不服の申立て）
第1７条　本人は､自己に関する個人情報の開示､訂正又は削除の請求に基づいてなされた措置に不服がある場合は､本人であることを明らかにして､管理者に対し､不服の申立てを行うことができる｡
２　管理者は､前項による不服の申立てを受けたときには、速やかにその結果を文書によ
り本人に通知しなければならない。

第８章　雑　則

（細則への委任）
第18条　会長は、この規程を施行するために必要な細則を定めることができる。ただし、少なくとも個人情報として取り扱う項目について明記しなければならない。

附　則
この規程は、平成１７年４月１日から施行する。